Как провести вебинар: инструкция и советы

Обычно такое мероприятие предполагает обратную связь со зрителями в режиме реального времени. Они задают вопросы или делятся комментариями, на которые ведущий реагирует. В статье мы подробно рассмотрим все особенности этого формата, а еще расскажем, как провести вебинар и что для этого понадобится.

Виды вебинаров

Существуют разные способы классификации: по доступу, цели проведения, формату, техническим особенностям. Вот несколько видов мероприятия:

• Открытые — их могут просматривать все желающие.
• Закрытые — доступ к ним предоставляется по индивидуальным приглашениям, например, после оплаты или только для сотрудников определенного отдела.
• Промо-вебинары — проводятся как часть маркетинговой кампании, чтобы привлечь внимание к другому событию и увеличить спрос на него. Могут быть бесплатными и общедоступными, тогда как на основное офлайн- или онлайн-мероприятие слушатели попадают по билетам.
• Курсы — помогают научиться новой профессии или повысить квалификацию в уже имеющейся.
• Рабочие — заменяют офлайн-конференции и встречи между сотрудниками нескольких региональных филиалов.
• Имиджевые — повышают репутацию и узнаваемость бренда, в том числе личного.
• В формате скринкаста — специальное приложение записывает или транслирует изображение с компьютера ведущего. На экран выводится презентация или пометки и надписи делаются по ходу выступления.

Что потребуется для проведения вебинара

Здесь и далее мы будем говорить о лекциях в виде скринкастов, поскольку этот формат широко распространен, доступен небольшим организациям и обычным пользователям. Вот список нужного оборудования:

• Компьютер. На нем ведется запись или трансляция, демонстрируется презентация, обрабатывается сигнал с микрофона и камеры.
• Микрофон. На экран выводятся только основные тезисы и иллюстративный материал. Основная и большая часть информации дается «голосом» как в обычных лекциях.
• Веб-камера. Лицо самого ведущего в кадре в некоторых случаях помогает установить эмоциональную связь со зрителями. В результате повышается их лояльность.

Организация и проведение вебинара

К работе над вебинаром нельзя приступать спонтанно. Чтобы затраченные усилия оправдались, требуются правильная подготовка и планирование структуры.

Определите задачи

Онлайн-презентация или лекция должна быть частью стратегии продвижения и решать отдельные ее задачи. В рамках одного мероприятия вряд ли получится закрыть широкий список проблем. Следует избегать слишком общих и абстрактных формулировок: «увеличить продажи», «привлечь новых клиентов» и подобных. «Познакомить с линейкой продукции», «представить новый функционал», «рассказать, как использовать товар в определенном сценарии» — более удачные варианты.

По возможности обозначьте показатели, по которым можно оценить, насколько эффективной была прошедшая лекция. Это позволит понять, целесообразно ли проводить новые мероприятия и нужно ли что-то поменять в формате.

Определите целевую аудиторию

Детальный портрет потенциального зрителя поможет наметить тему, содержание и подачу материала. Важно знать возраст, пол, место проживания, круг интересов, социальное положение, сферу деятельности, уровень дохода и образования аудитории.

Здесь тоже необходимо избегать общих формулировок: «все люди» или «все, кому интересно…». Картина мира, личные цели, предпочтения, проблемы даже у одной широкой группы могут кардинально различаться. Например, вчерашний студент медицинского вуза мыслит и действует совершенно иначе, чем врач средних лет из сельской больницы.

Выберите тему

Тема определяется задачами, аудиторией и должна вписываться в контент-план. Если вы планируете единственное мероприятие, оно может быть обзорным (по всей линейке товаров, основным функциям ПО, перечню оказываемых услуг и прочему) или освещать узкую проблему. Цикл лекций позволяет раскрыть несколько смежных вопросов.

Проанализируйте, какой контент выпускают конкуренты. Постарайтесь не брать избитые темы и те, которые не можете осветить лучше, чем другие авторы.

Напишите текст

Если у вас большой опыт выступлений, можно ограничиться расширенным планом — перечислением всех вопросов, о которых будет идти речь в лекции, с тезисными пояснениями. В остальных случаях стоит более подробно расписать каждый пункт.

Повествование должно быть структурированным и последовательным:

1. Начните с приветствия. Представьте себя и свой бренд.
2. Расскажите, о чем будет лекция. Для узких и специфических вопросов стоит кратко пояснить, почему актуальна выбранная тема.
3. Последовательно раскройте каждый пункт плана. Если презентация посвящена нескольким подтемам, после каждой из них можно в нескольких словах подвести промежуточные итоги — выделить самое главное из этого раздела.
4. Выступление завершается подведением итогов. Тут же сделайте призыв к действию (CTA — Call to Action), например, предложите оформить заказ в течение определенного периода, поскольку именно тогда и только для участников вебинара действует специальная скидка.
5. Попрощайтесь со зрителями.

Если выступление предполагает секцию вопросов и ответов, заранее подготовьтесь к ним. Уточните, что спрашивают клиенты у вашей службы поддержки, какие комментарии оставляют к видео конкурентов, составьте список типичных проблем в соответствующей сфере.

Придумайте убедительные заготовки на неожиданные вопросы, ответы на которые вы не знаете или не можете дать из-за NDA, этических и других соображений. Однако в некоторых случаях лучше честно признаться, что не владеете информацией. Например, если вы представляетесь как сотрудник отдела маркетинга компании, продающей косметику, вам не обязательно в подробностях знать о процессе деления клеток кожи. Если подобный вопрос поступит, можно предложить продублировать его в мессенджеры или на электронную почту, чтобы ответ дал компетентный коллега.

Подготовьте презентацию

Ее можно сделать в PowerPoint из пакета Microsoft Office или в любом другом аналогичном приложении: в LibreOffice Impress, Google Slides или Keynote.

• Презентация дополняет, но не заменяет выступление. Нельзя просто переключать слайды и комментировать их.
• Не добавляйте объемные блоки текста. Кратко обозначьте ключевые тезисы и определения и раскройте их подробнее устно.
• Используйте инфографику, видеозаписи, анимации, иллюстрации. Изображения и клипы наглядно продемонстрируют то, о чем вы рассказываете, и сделают повествование более разнообразным.
• Подберите оптимальную длительность каждого слайда. Если на экране долгое время отображается одна и та же картинка, аудитория начинает скучать и перестает следить за повествованием. Слишком быстрая смена кадров раздражает, особенно если зрителям никак не удается дочитать текст до конца или изучить графику.

Выберите площадку для проведения вебинара

Платформа должна:

• поддерживать выбранный формат — прямые эфиры, предзаписанные ролики или и то, и другое.
• предоставлять нужный для вас набор опций, например, комментирование, сбор аналитики, возможность размещать другие материалы;
• подходить для вашей целевой аудитории.

В русскоязычном сегменте доступны четыре универсальных сервиса:

• YouTube — крупнейший международный видеохостинг с поддержкой онлайн-трансляций. Канал можно вести как блог: добавить брендированное оформление, выкладывать ролики и текстовые заметки, общаться с аудиторией в комментариях.
• ВК Видео — раздел ВКонтакте, который постепенно трансформировался в полноценный видеохостинг. По функционалу в целом аналогичен YouTube, но предоставляет меньше опций по сбору статистики и ведению блогов.
• RUTUBE — тоже можно использовать для хранения роликов и трансляций. По функционалу сопоставим с ВК Видео.
• МТС Линк — специализированная платформа для вебинаров. Позволяет выкладывать дополнительные материалы, гибко менять настройки приватности, создавать расписания, которые будут видны всем участникам и предоставляет другие возможности.

Проверьте настройки оборудования

До начала записи или трансляции подключите все оборудование и проверьте его исправность. Убедитесь, что выставлена оптимальная громкость микрофона. Подготовьте подходящий фон для камеры. Желательно, чтобы он был нейтральным, неярким и в кадр не попадали посторонние предметы. Удалите с рабочего стола ОС ненужные ярлыки, закройте мессенджеры и посторонние программы.

Порепетируйте

Независимо от уровня вашей подготовки желательно сделать тестовый прогон:

• Запустите съемку в выбранном софте. Для онлайн-платформ выставите закрытый режим трансляции с доступом по ссылке.
• Проведите презентацию от начала и до конца так, будто бы выступаете перед реальными зрителями.
• По ходу выступления отмечайте проблемы — слишком сложные фразы, подтормаживание компьютера, опечатки на слайдах и прочее. В дальнейшем устраните их.
• По возможности пригласите на эту закрытую трансляцию кого-то из коллег или близких. Они предоставят обратную связь и могут задать вопросы.
• Просмотрите запись и подумайте, что можно исправить или улучшить.

Запись вебинара

Если вы собираетесь выкладывать видеопрезентацию в готовом виде, вам понадобится программа для записи экрана, например, Экранная Камера. В ней также можно сделать резервную копию трансляции.

Приложение умеет захватывать изображение с дисплея компьютера вместе со звуком микрофона. Далее можно сделать простой монтаж — обрезать запись по длине, добавить начальную и финальную заставку, наложить фоновую музыку. В программе есть шаблоны с настройками кодеков для YouTube, ВКонтакте, RUTUBE и других платформ.

Анонсируйте вебинар

Чтобы онлайн-мероприятие достигло намеченных целей, к нему нужно привлечь внимание аудитории:

• Заранее разместите подробные анонсы на своем личном аккаунте или на страницах бренда. Укажите дату и время проведения, тему с кратким изложением содержания. Расскажите, кто будет ведущим и как присоединиться к трансляции.
• Сделайте электронную рассылку. Для этого можно использовать базу клиентов.
• Запустите таргетированную рекламу. Система демонстрирует объявления только заданным категориям пользователей, что позволяет более эффективно тратить бюджет.
• Обратитесь к профильным группам, блогерам или каналам. Во многих отраслях есть тематические ресурсы, которые освещают соответствующие новости и события.

Работа с аудиторией на вебинаре

Манера поведения и форма подачи материала зависят от темы, отрасли и аудитории. Относительно молодые и активные зрители оценят шутки и мемы. Однако юмор неуместен, например, если выступление посвящено охране труда и производственным травмам.

Не пытайтесь использовать фальшивый образ. Это хорошо заметно со стороны и снижает лояльность аудитории. В целом старайтесь поддерживать благожелательную, позитивную атмосферу. Не провоцируйте агрессию, не спорьте со зрителями и никого не оскорбляйте, даже в ответ на некорректное поведение.

Отслеживайте реакцию аудитории, своевременно отвечайте на комментарии. Однако старайтесь надолго не отходить от основного повествования. Если требуется долгий ответ, сохраните вопрос или попросите задать его повторно после презентации.

Советы

• Подготовьте шпаргалку с важной информацией из презентации, например, со статистикой и ключевыми определениями. Держите ее под рукой вместе со сценарием.
• Не зачитывайте все выступление с листа. Так вы испортите впечатление аудитории. Можно читать цитаты, но не слишком длинные и только в тех случаях, когда это действительно необходимо.
• При большом числе зрителей позовите на роль модератора коллегу или знакомого. Он будет своевременно банить спамеров, пересылать вам важные реплики и отвечать на мелкие вопросы в чате.
• Время и дату вебинара подбирайте с учетом часового пояса, в котором находится большинство зрителей, и особенностей их образа жизни. Для взрослой и работающей аудитории наиболее удачными днями считаются вторник, среда и четверг. Продолжительность выступления должна быть в пределах полутора-двух часов с учетом вступительного слова и блока вопросов.

Заключение

Мы рассказали, как проводить вебинары и предоставили пошаговую инструкцию по подготовке к выступлению. Для начала нужно определить задачи, целевую аудиторию и сформулировать тему. На основе этой информации можно составить план и более подробно прописать содержание. Минимальный набор оборудования включает в себя компьютер, микрофон и камеру. Трансляцию можно вести на YouTube, VK Видео, RUTUBE или специализированной площадке МТС Линк. Для резервной записи пригодится Экранная Камера или другая программа для скринкаста.